Videokonferenz-Software: Vergleich von Videokonferenztools

Videokonferenz-Software erlebt im Rahmen der Corona-Pandemie einen Aufschwung: Aufgrund der Tatsache, dass viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vom Home-Office aus arbeiten, Kommunikation jedoch wichtig bleibt, sind Tools für Videokonferenzen aktuell sehr begehrt. In unserem heutigen Beitrag stellen wir Ihnen diverse Tools vor, weitere lernen Sie in einem zweiten Teil dieses Beitrags kennen. Sie erhalten einen Überblick über beliebte Videokonferenz-Tools, womit wir Ihnen Hilfestellung beim Auswahlprozess bieten möchten. Vor allem gehen wir auf die Sicherheitsaspekte verschiedener Tools ein – ein Punkt, dem essentiell Beachtung geschenkt werden muss.

Auswahl der Videokonferenz-Software oder Videokonferenztools

Es gibt einige Aspekte, auf die Sie bei der Wahl einer Videokonferenzsoftware achten sollten. Bedenken Sie: In aller Regel werden Sie wahrscheinlich kostenpflichtige Versionen nutzen, weshalb bereits im Vorfeld – bevor Sie investieren – einige Punkte einer Kontrolle unterzogen werden müssen. Da wären etwa:

• Datenschutz/ DSGVO-Konformität: Fragen Sie sich zunächst, ob Sie auf eine On-Premise-Variante oder eine SaaS-Lösung setzen möchten. Bei der On-Premise-Variante hosten Sie die Software auf eigenen Servern – Sie behalten also die Datenhoheit. Aus Kosten-, Know-how- oder Kapazitätsgründen funktioniert das jedoch nicht immer, sodass Sie alternativ auf eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) setzen können. Der SaaS-Dienstleister fungiert dabei als Auftragsverarbeiter, sodass Sie einen entsprechenden Vertrag benötigen. Ihr SaaS-Dienstleister sollte darauf geprüft werden, ob für die Datenverarbeitung entsprechend geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen vorhanden sind, die sich aus Art. 28 Abs. 1 DSGVO ergeben. Vorzuziehen sind Anbieter aus Deutschland bzw. dem EWR. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter aus sogenannten Drittländern, so ist es an Ihnen, zu prüfen, ob das Datenschutzniveau angemessen ist.
• Technische Möglichkeiten: Hier ist es schwer, generelle Tipps zu geben – die technischen Möglichkeiten sollten sich an Ihrem Bedarf orientieren. Es kommt also auf den Einzelfall an. Grundlegende Tipps:
  • Verschlüsselung: Es hängt von der Art an Daten ab, die Sie in Videokonferenzen verarbeiten, welche Art der Verschlüsselung angebracht ist. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Schützen der Kommunikation zwischen Endpunkt und Endpunkt sowie eine Transportverschlüsselung zum Schutz der Daten zwischen Client und Server sind ideal.
  • Business-Tauglichkeit: Nicht alle Videokonferenztools eignen sich für Unternehmen. Greifen Sie bitte nicht zu Privatlösungen wie WhatsApp oder FaceTime – aus datenschutzrechtlicher Sicht wäre das eine Katastrophe. In aller Regel existieren für viele Tools private sowie Business-Versionen.
  • Logfiles: Ideal wäre ein Anbieter, der Logfiles nur im erforderlichen Rahmen erstellt. Zuweilen sind Logfiles zur Fehlerbehebung unabdingbar, jedoch achten Sie dann darauf, dass die Daten ausschließlich zu diesem Zweck genutzt und sie anschließend vernichtet werden.
  • Automatisches Löschen: Sowohl Chatverläufe als auch der Austausch von Dateien sollten immer nur solange verfügbar sein, wie sie gebraucht werden. Im Falle einer Videokonferenz dürfte das bedeuten: Bis zum Ende der Konferenz. Für den Dateiaustausch lässt sich eventuell ein gewisser Zeitraum, der zwischen einigen Stunden und wenigen Tagen liegen kann, einstellen.
  • Aufnahmen: Viele Videokonferenztools erlauben es, Konferenzen aufzuzeichnen. Zur Nachvollziehbarkeit kann das durchaus praktisch sein. Jedoch ist dies meist nur nach Einwilligung der Gesprächsteilnehmer möglich. Achten Sie bei Ihrem Tool darauf, dass das Tool vor dem Start einer Aufnahme alle Teilnehmer um ihre Erlaubnis bittet.
• Organisatorisches: Wie schon im technischen Bereich so kommt es auch im organisatorischen auf den Einzelfall an. Wichtig ist es besonders, Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu informieren. So erlauben einige Videokonferenztools beispielsweise, den Hintergrund der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ergrauen zu lassen. Sind etwa die Kinder aufgrund der Corona-Pandemie ebenfalls zuhause, wäre es datenschutzrechtlich bedenklich, sie ständig durchs Bild laufen zu sehen – auch für die Konzentration wäre es sicher nicht förderlich. Andersherum könnte es beim Desktop-Sharing unangenehm werden, wenn der Desktop nicht aufgeräumt ist und Daten frei sichtbar herumliegen. Der Desktop sollte nur ohne Dateisymbole gezeigt werden, Benachrichtigungen sind auszustellen.

Hilfreich sind auch Zugangsbeschränkungen: Mithilfe einer Warteraumfunktion oder eines Passworts kann erreicht werden, dass unerwünschte oder nicht berechtigte Zuhörer ausgeschlossen werden.

Je nach Funktionalität der Videokonferenzsoftware kann ein Unternehmen zu einer Datenschutzfolgeabschätzung verpflichtet sein. Damit werden die Risiken eingeschätzt, die für die Rechte sowie Freiheiten der Betroffenen entstehen, jedoch auch entsprechende Schutzmaßnahmen. Zu Ihren Informationspflichten gehört es außerdem, sämtlichen Teilnehmern vor der Videokonferenz eine Datenschutzinformation auszuhändigen.

Sie müssen ein Verarbeitungsverzeichnis führen, da Videokonferenztools Datenverarbeitungen darstellen. Idealerweise erstellen Sie eine Richtlinie zum Nutzen des Konferenztools. Sie können in dieser Richtlinie die datenschutzrechtlich zulässige Handhabung erklären sowie den Privatgebrauch des Tools untersagen.

Existiert in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, so ist dessen Zustimmung einzuholen. Denn grundsätzlich könnten Videokonferenztools auch zur Überwachung der Anwesenheit der Mitarbeiter genutzt werden, würde man die Login-Daten erfassen. Ohne Zustimmung wäre es dem Betriebsrat erlaubt, das Tool durch eine einstweilige Untersagungsverfügung zu verhindern. Die rechtliche Grundlage der Zustimmung des Betriebsrats findet sich in § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Microsoft-Teams im Videokonferenz-Software-Vergleich

Microsoft hat als internationaler Hard- und Software-Entwickler mit Sitz in Redmond, Washington, USA, unter anderem Teams entwickelt. Dabei handelt es sich um den Nachfolger von Skype for Business. Enthalten sind in der Anwendung nebst Videokonferenzen Chats sowie die Möglichkeit zum Dateiaustausch. Gemeinsame Dateiablagen sowie eine direkte Verbindung zu allen Office-Anwendungen machen das Tool praktisch für die Kollaboration. Unternehmen, die Office 365 in der Business-Variante nutzen, haben Microsoft Teams bereits inklusive. Zugriff gibt’s vom Smartphone, dem Tablet, Notebook oder vom Desktop-Rechner.

Details zu Microsoft Teams

In Microsoft Teams finden Sie die Office 365-Apps, Sie können also Office-Dokumente in Echtzeit und zeitgleich mit Kollegen oder Partnern bearbeiten. In einer der kostenpflichtigen Varianten können Sie die Office-Suite als Desktop-Variante gleich mit erwerben, ansonsten steht Ihnen die Online-Version zur Verfügung.

Über 250 Apps lassen sich in Microsoft Teams einbinden, womit der Funktionsumfang extrem steigen kann. So lassen sich beispielsweise das To-Do-Tool Trello oder auch Evernote einbinden. Gemeinsame Notizen, Projektplanungen, Umfrage-Tools und je nach Tarif auch weitere Programme wie Yammer oder Stream sind inklusive.

Audio- und Videochats sind das Herzstück von Microsoft Teams. Die Chats können Sie zur besseren Übersicht in Gruppen sowie Kategorien sortieren. In einem Chat können bis zu 50 Personen miteinander kommunizieren. Praktisch ist auch der Newsfeed: Möchten Sie Informationen an Kontakte oder in Gruppen teilen, nutzen Sie den Newsfeed, der sehr an einen Social Media-Feed erinnert.

Über eine Cloud werden in Microsoft Teams die hochgeladenen Dateien geteilt. Die Basis-Version bietet einen Cloudspeicher mit 10 GB, in den kostenpflichtigen Versionen erwerben Sie mehr als 1 TB, je nach gekaufter Lizenz. Personalisierungen sind umfangreich möglich, auch Sehbehinderte kommen zurecht: Texte können vorgelesen, Videos mit Untertiteln versehen werden.

Die preisliche Gestaltung bei Microsoft Teams

Aufgrund der Corona-Pandemie hat sich Microsoft entschieden, Teams bis einschließlich Januar 2021 kostenfrei anzubieten. Grundsätzlich und außerhalb dieses Angebots existiert eine kostenfreie Version, die in ihrem Funktionsumfang jedoch sehr eingeschränkt ist. Im Jahresabonnement werden zudem drei weitere Pakete geboten, deren Preise sich von 4,20 € bis 19,70 € staffeln – jeweils je Nutzer im Monat. Microsoft stellt die Pakete auf seiner Website übersichtlich vor.

Sie können die kostenfreie Version nutzen, um sich mit Microsoft Teams vertraut zu machen. Die umfangreichen Funktionen für die virtuelle Zusammenarbeit machen Microsoft Teams zu einem empfehlenswerten Tool.

Datenschutz und Sicherheit bei Microsoft Teams

Ab jetzt wird es kompliziert. Einem T-Online-Bericht zufolge hat sich Microsofts Chefjurist darüber empört, dass Berlins Datenschutzbeauftragter Kritik am Datenschutz (PDF) von Teams äußerte. Nun wäre es für uns erst logisch gewesen, die Datenschutzerklärung von Microsoft Teams aufzurufen. Aber … es gibt keine. Zumindest keine, die sich auf Teams bezieht, lediglich die allgemeine Datenschutzerklärung. Mit der DSGVO, die fordert, dass Daten nachvollziehbar verarbeitet werden, ist diese Allgemeindarstellung einfach zu unklar. Wie bereits die Stiftung Warentest über diese Datenschutzerklärung feststellte: „Die Texte … lassen keine ernsthafte Befassung mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erkennen.“

Der Datenschutzerklärung ist zu entnehmen, dass Microsoft User-IDs an die Adobe-Tochter Marketo, an die Adobe Experience Cloud sowie an Google AIs und Scorecardresearch sendet. Neben dem Team-Admin werden auch die IDs eingeladener Nutzer an die Werbenetzwerke gesendet. Dort könnten sie theoretisch mit anderen personenbezogenen Daten angereichert werden. Sind Geräte und Browser, die beim ersten Nutzen der App oder Website an die Netzwerke gemeldet werden, dort bereits bekannt, können eingehende weitere Daten mit bestehenden Profilen verknüpft werden, sodass sie womöglich nicht mehr pseudonym sind.

Es ist schwierig, angesichts dieser Zustände bei Microsoft Teams an eine Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung zu glauben: Es fehlt eine gültige Datenschutzerklärung. Es fehlt an informierten Einwilligungen in die Werbenutzung der Daten aller Teilnehmer. Durch eine solche Datenweitergabe und –nutzung ist Microsoft nicht mehr Auftragsverarbeiter, sodass der Konferenzveranstalter in der Pflicht wäre, derartige Datenweitergaben anders zu legitimieren. Außerdem müssten sämtliche Pflichten, die aus der DSGVO hervorgehen, wie etwa Auskunfts- und Löschansprüche, für sämtliche Daten in sämtlichen Werbenetzwerken sichergestellt werden.

Videokonferenz-Software-Vergleich: Skype

Skype wurde im Jahre 2011 von Microsoft übernommen und zählt wohl zu den bekanntesten Videokonferenz-Tools. Da Microsoft Skype for Business eingestellt bzw. durch Microsoft Teams ersetzt hat, eignet sich Skype ausschließlich für den privaten und keinesfalls für den geschäftlichen Einsatz!

Details zu Skype

Unter gängigen Betriebssystemen (Windows, macOS, Android, iOS, Windows Phone, Blackberry OS, aber auch OS-unabhängig als Web-Version) können Gesprächsteilnehmer in recht guter Audio- und Bildqualität digital kommunizieren. Neben Online-Besprechungen und Videokonferenzen erlaubt Skype Videotelefonie, Dateiversand, Desktop-Sharing und dank Aufzeichnungsfunktion die Möglichkeit, Gespräche mitzuschneiden. Praktisch: Skype erlaubt es, den Hintergrund unscharf zu stellen, sodass Gesprächspartner nicht alles sehen können.

Die preisliche Gestaltung bei Skype

Die Nutzung von Skype ist grundsätzlich kostenfrei. Anrufe ins Ausland kosten, auch der SMS-Versand muss bezahlt werden. Die Skype-Tarife fallen jedoch angenehm gering aus und können der Website entnommen werden.

Datenschutz und Sicherheit bei Skype

Skype ist ein Tool für Privatanwender, Skype for Business wurde durch Microsoft Teams ersetzt. Sie können Videokonferenzen mit Skype nicht DSGVO-konform durchführen.

Cisco WebEx im Videokonferenz-Tool-Vergleich

Cisco Systems, Inc. ist ein US-Unternehmen mit Sitz in San José, Kalifornien; Cisco WebEx die Tochter des US-Telekommunikationskonzerns. Sie wurde 1995 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Santa Clara, Kalifornien, USA.

Für Einzelnutzer ist Cisco WebEx grundsätzlich kostenfrei. Im Rahmen der Corona-Pandemie hat sich Cisco jedoch ein Angebot überlegt: Bis zu 100 Nutzer innerhalb eines Unternehmens können WebEx kostenfrei bis zu 90 Tage lang nutzen – Ihre Möglichkeit, das Tool ausgiebig zu testen. Nach dem Testzeitraum können Sie das Angebot in ein kostenpflichtiges Abonnement umwandeln oder sich für ein anderes Tool entscheiden.

Details zu Cisco WebEx

Die Kostenfrei-Version erlaubt das virtuelle Zusammenkommen von bis zu 100 Teilnehmenden. Nur der Gastgeber benötigt einen WebEx -Account; alle weiteren Teilnehmenden wählen sich einfach per Link ein. Auf allen gängigen Plattformen läuft die App, unter Linux müssen Sie den Umweg über einen Browser wie Firefox nehmen. Auch das Einwählen in Konferenzen per Telefon ist möglich, falls kein internetfähiges Gerät vorhanden ist.

Die Funktionen der kostenfreien Version können sich sehen lassen: Desktop-Sharing, Ideen auf einem virtuellen Whiteboard festhalten, Konferenzen lassen sich durch Textchats mit Dateianhängen ergänzen, wofür 1 GB Speicher kostenfrei zur Verfügung steht.

Bezahl-Abonnements erweitern den Funktionsumfang: Videokonferenzen lassen sich beispielsweise aufzeichnen und können digital transkribiert werden. Auf 5 GB wächst der Cloud-Speicher zum Austauschen von Dateien in der Bezahl-Version. Für regelmäßige Besprechungen lassen sich Konferenzräume mit Permalink fest erstellen. Über Facebook Live lassen sich Meetings sogar streamen. Die Bild- und Audioqualität (HD) zeigt sich sehr gut, teilnehmen können – je nach Preisplan – zwischen 50 und 1.000 Personen.

Zeigten sich alle bisher vorgestellten Tools durchweg bedienerfreundlich, gehen die Meinungen darüber bei Cisco WebEx sehr auseinander. Viele Anwender empfinden die Oberfläche als unaufgeräumt und undurchsichtig, andere lassen sich begeistern. Letztlich können Sie nur selbst herausfinden, ob die Bedienung für Sie intuitiv und logisch erscheint; nutzen Sie dazu gerne die derzeit angebotenen Gratis-Testzeiträume.

Die preisliche Gestaltung bei Cisco WebEx

Die preisliche Gestaltung mutet etwas merkwürdig an: Die kostenfreie Version erlaubt 100 Teilnehmer. Diese Teilnehmeranzahl wird in der ersten Bezahlstufe auf 50 reduziert: „Starter“ nennt Cisco das Paket für 12,85 € pro Monat und Gastgeber. Ab dem Paket „Plus“ erhöht sich die Anzahl der möglichen Teilnehmenden wieder auf 100; dieses Paket kostet 17,30 € pro Monat und Gastgeber. Mit dem Preis und der Teilnehmerzahl erhöht sich in diesem Paket auch der Support. Das teuerste Paket namens „Business“ ist für 25.65 € zu haben, bis zu 200 Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind dann möglich. Mit der Enterprise-Version können sich Großunternehmen individuelle Angebote erstellen lassen.

Dass die Bezahlung per Kreditkarte und PayPal die einzigen Möglichkeiten sind, ist unschön – ergänzend wären sicher Lastschrifteneinzug oder Rechnungen denkbar.

Datenschutz und Sicherheit bei Cisco WebEx

Cisco WebEx überträgt die Daten während eines Online-Meetings stets verschlüsselt, wofür auf 256 bit-AES-Verschlüsselung gesetzt wird. Jedoch geht aus der Datenschutzerklärung nicht hervor, über welche Server Daten bei den Meetings versendet werden. Beim Anlegen eines Meetings hat der Moderator der Videokonferenz die Möglichkeit, ein Passwort zu vergeben, sodass uneingeladene Gäste fernbleiben. Die Backmonitor-Funktion unterstützt den Moderator dabei, festzustellen, was die Teilnehmenden zu sehen bekommen.

Cisco WebEx gehört zu den Privacy Shield-Unternehmen, die – aufs Wesentliche heruntergebrochen – sich dazu verpflichten, EU-Datenschutz auch in Drittländern zu gewährleisten. Weiter hat Cisco WebEx Standardschutzklauseln (SCC), einen AV-Vertrag (bzw. in SCC enthalten) und eine Datenschutzerklärung bereitgestellt. Der AV-Vertrag ist, wie erwähnt, in den SCC enthalten, sodass kein gesonderter AV-Vertrag geschlossen werden muss. Der AV-Vertrag kommt durch die Erklärung seitens Cisco zustande (Art. 28 Abs. 7 DSGVO).

Zwischenstand zu Videokonferenztools

Microsoft Teams, Skype sowie Cisco WebEx haben wir Ihnen nun vorgestellt. Im zweiten Teil können Sie sich auf Zoom, GoToMeeting und Jitsi freuen. Während Skype ausschließlich für private Kommunikation empfehlenswert ist, sind Microsoft Teams und Cisco WebEx auch fürs Business geeignet. Microsoft hat sich über die Einwände empört, die Berlins Datenschutzbeauftragter vorbrachte. Sicher war es nicht schön, dass den Kritiken kaum Begründungen folgten, jedoch kann die Nutzung nicht uneingeschränkt empfohlen werden. Cisco WebEx hingegen zeigt sich rechtlich sicher: Alle Dokumente sind mit eindeutigen Aussagen leicht auffindbar. Hier jedoch monieren einige Nutzer eine Unübersichtlichkeit – sicher eine sehr individuelle Ansicht.

Mit welchen Tools haben Sie bereits Erfahrungen gesammelt? Haben Sie Ergänzungen zu unseren Ausführungen oder Tipps für unsere Leserinnen und Leser? Wir freuen uns darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen – nutzen Sie gerne die Kommentarfunktion unter dem Beitrag.