E-Mail-Kommunikation auf der Höhe der Zeit

Die E-Mail ist als Kommunikationsmedium aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Sie ist schnell, praktisch und darüber hinaus deutlich günstiger als ein postalisch übersandter Brief. Dennoch greifen viele Unternehmen aus Gründen der Rechtssicherheit und des Datenschutzes bei für sie wichtigen oder sensiblen Vorgängen noch immer auf den Postweg zurück. Ohne Not nehmen sie damit die Nachteile der postalischen Korrespondenz – im Hinblick auf Geschwindigkeit, Kosten und Aufwand – in Kauf.

Neue Lösungen bringen Datenschutz, Signaturen und revisionssichere Archivierung unter einen Hut

„Mit innovativen Lösungen kann die E-Mail-Kommunikation nämlich mittlerweile schon mit geringem Aufwand sicher abgewickelt werden – sowohl im Hinblick auf das Thema Compliance sowie auf die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz“, erklärt Christian Heutger, unter Verweis auf qualifizierte, elektronische Signaturen, S/MIME-Zertifikate und E-Mail-Archivierungssoftware. Sie gewährleisten im Zusammenspiel die Authentizität, Integrität sowie Rechtssicherheit in der elektronischen Korrespondenz – und zwar über den gesamten Lebenszyklus einer E-Mail hinweg: Von der Erstellung, über die Signierung und den verschlüsselten Austausch bis hin zur revisionssicheren Ablage im Archiv.

Gerade im Hinblick auf steuerrechtliche Vorgaben sowie beim Rechnungsversand stellt die qualifizierte elektronische Signatur meist die einzige Möglichkeit dar, Rechtssicherheit bei der E-Mail-Kommunikation zu erlangen. Da die digitalen Signaturen mit der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt sind, ist die Authentizität des Absenders stets gewährleistet. Weiterhin wird auf diese Weise sichergestellt, dass auch der Inhalt unverfälscht und in vollem Umfang den Empfänger erreicht. Da die qualifizierte elektronische Signatur nur eine passende Software, eine Signaturkarte und einen Kartenleser voraussetzt, kann sie heute ohne weiteres von Unternehmen jeder Größenordnung eingesetzt werden.

Für die Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation bieten sich hingegen S/MIME-Zertifikate an. Denn ohne Verschlüsselung sind E-Mails ebenso leicht zu lesen wie Postkarten. Und da im Internet immer die Möglichkeit besteht, dass E-Mails und Daten bei der Übermittlung abgefangen werden können, sollte zumindest sichergestellt sein, dass unbefugte Dritte deren Inhalt nicht einfach lesen können. Wir bieten Unternehmen maßgeschneiderte Sicherheitslösungen rund um die sichere E-Mail-Kommunikation an und arbeiten ausschließlich mit akkreditierten Zertifizierungsanbietern zusammen, um den hohen Anforderungen an Rechtssicherheit und Datensicherheit zu entsprechen.

Dies gilt auch für den Bereich der oftmals in vielen Unternehmen noch sträflich vernachlässigten E-Mail-Archivierung. Weil E-Mails unlängst als Belege gelten, sind diese entsprechend revisionssicher und dokumentenecht bis zu 10 Jahre aufzubewahren. „Im Laufe der Zeit fallen so jedoch riesige Datenmengen bei Unternehmen an. Bei der Auswahl der Archivierungslösung sollte daher auch darauf geachtet werden, dass die Archive automatisch schlank gehalten werden, um einem drohenden Datenkollaps vorzubeugen“, empfiehlt Christian Heutger. Er sieht ohnehin einen Trend hin zu Systemen, die eine hohe Kompatibilität mit anderen Security-Lösungen sowie -Standards aufweisen und so das reibungslose Zusammenspiel aus E-Mail-Verschlüsselung, -Archivierung und -Signierung effizient realisieren.