Mit PDFlib gelingt Unternehmen der schnelle Umstieg auf die automatische, elektronische Rechnungslegung

Die Erzeugung von und der Umgang mit PDF-Dokumenten ist heute in vielen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil alltäglicher Arbeitsschritte. Dies gilt vor allem für die Rechnungslegung. Denn dank PDF kann diese – ebenso wie andere Dokumentenprozesse – einfach elektronisch abgewickelt werden. Allerdings findet die Erzeugung von PDF-Dateien in den meisten Unternehmen noch manuell statt. Sprich: Rechnungen oder bestimmte Unterlagen werden zunächst in einer Office-Anwendung erstellt und dann per PDF-Converter ins PDF-Format umgewandelt. Dies kostet jedoch wertvolle Arbeitszeit.

Abhilfe schafft hier ab sofort PDFlib aus dem Lösungsportfolio der PSW GROUP. Mit der webbasierten ASP-Lösung können Unternehmen die PDF-Erzeugung künftig automatisieren und dynamisch ausgestalten. Dabei profitieren sie von deren Fähigkeiten, neben Text-Inhalten selbst Grafiken und andere Elemente zuverlässig ins PDF-Format zu bringen. So müssen Unternehmen im Gegensatz zu vielen herkömmlichen PDF-Convertern bei der elektronischen Rechnungslegung keine Abstriche beim Rechnungsdesign hinnehmen und können ihre Corporate Identity wahren.

Bei der Implementierung von PDFlib auf dem eigenen oder einem gehosteten Webserver erhalten Unternehmen kompetente Unterstützung von der PSW GROUP. Ist die Lösung erst einmal eingerichtet, läuft die PDF-Rechnungslegung weitgehend automatisch: Denn die für die Rechnungen notwendigen Daten holt sich die Lösung selbst aus den entsprechenden Datenbanken des Servers.

Christian Heutger, rät Unternehmen schon aufgrund der neuen Rechtslage in Deutschland zum Umstieg auf die kosteneffizientere, automatische PDF-Rechungslegung: „Der Gesetzgeber hat mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen den papiergebundenen Rechnungen gleichgesetzt. Damit werden die besonderen Ansprüche an die elektronische Rechnungslegung entschärft und den Unternehmen bei dieser mehr Flexibilität an die Hand gegeben.“

Das Gesetz, das im kommenden Jahr in Kraft tritt, wird rückwirkend bereits auf Rechnungen angewandt, die nach dem 1. Juli 2011 erstellt werden. Unternehmen sollten daher schon jetzt auf die dynamische Generierung von PDF-Rechnungen umsteigen, empfehlen die Experten der PSW GROUP.