E-Signatur: Die Zukunft der Unterschrift

Die zunehmende Digitalisierung vieler Lebens- und Geschäftsbereiche hat auch vor dem Unterschriftsprozess nicht Halt gemacht: Die elektronische Signatur (E-Signatur) hat sich in den letzten Jahren als wegweisende Lösung etabliert und immer mehr Menschen und Unternehmen setzen inzwischen auf die E-Signatur, um Dokumente schnell und sicher zu unterschreiben.

Wir geben einen Überblick, was E-Signaturen sind – und was sie nicht sind -, warum sie sich immer weiter durchsetzen werden und wie Unternehmen sie erfolgreich implementieren können.

Was ist die E-Signatur?

Eine elektronische Signatur, auch E-Signatur genannt, ist eine digitale Methode, mit der Dokumente rechtsverbindlich signiert werden können. Sie bietet eine schnelle, unkomplizierte und je nach Signaturart rechtlich bindende Möglichkeit, Verträge, Vereinbarungen oder andere rechtliche Dokumente digital zu unterschreiben. Im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift, die auf Papier erfolgt, wird die E-Signatur auf elektronischem Weg erzeugt und meist direkt in eine digitale Datei integriert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen wie Papier und Druckkosten.

Spätestens seit der Corona-Pandemie erlebt die E-Signatur ein rasantes Wachstum, da viele Unternehmen gezwungen waren, ihre Arbeitsprozesse auf digitale Lösungen umzustellen. Schätzungen zufolge wird der E-Signaturmarkt von 1,5 Milliarden Dollar im Jahr 2023 auf bis zu 10,5 Milliarden Dollar im Jahr 2030 anwachsen.

Arten der elektronischen Signatur

Es gibt drei verschiedene Arten von E-Signaturen, die sich hinsichtlich ihrer Beweiskraft und rechtlichen Bindung unterscheiden:

Einfache elektronische Signatur (EES):
Die einfachste Form der E-Signatur ist die einfache elektronische Signatur. Sie umfasst eine Vielzahl elektronischer Methoden, um den Willen einer Person zur Zustimmung oder Unterschrift zu belegen. Diese Art der Signatur ist allerdings nicht sehr beweiswürdig und wird bei wichtigen rechtlichen Dokumenten oft nicht als ausreichend angesehen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur bietet im Vergleich zur einfachen Signatur eine höhere Sicherheit und Beweiskraft. Sie basiert auf einem Verfahren, das den Unterzeichner eindeutig identifiziert und die Signatur mit dem Dokument verknüpft, sodass nachträgliche Änderungen sofort erkennbar wären. In vielen Fällen wird diese Signatur als ausreichend erachtet, wenn es um rechtliche Dokumente geht.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Die qualifizierte elektronische Signatur stellt die höchste Stufe der elektronischen Signatur dar und ist rechtlich genauso bindend wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie wird mit Hilfe eines Zertifikats erstellt, das von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt wird. Diese Signatur ist besonders in Bereichen wie dem Vertragsrecht oder bei behördlichen Dokumenten erforderlich, da sie den höchsten Sicherheitsanforderungen entspricht.

Falls Sie noch mehr über E-Signaturen erfahren möchten, schauen Sie auf unserem YouTube-Kanal vorbei. Wir erklären wir Ihnen die Funktionsweise und die verschiedenen Arten ganz genau.

Was die E-Signatur nicht ist

Die elektronische Signatur (E-Signatur) wird manchmal missverstanden oder falsch interpretiert. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig zu klären, was die E-Signatur nicht ist.

Die E-Signatur ist nicht nur ein digitales Bild oder eine einfache digitale Unterschrift. Sie ist eine komplexe Technologie, die auf rechtlichen und sicherheitstechnischen Standards basiert.

Keine bloße digitale Kopie der handschriftlichen Unterschrift

Eine E-Signatur ist nicht einfach eine eingescanntes Bild oder eine digitale Kopie Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Eine solche digitale Kopie kann zwar auf Dokumente eingefügt werden, bietet aber keinerlei rechtliche Beweiskraft oder Sicherheitsmerkmale. Eine E-Signatur hingegen ist ein technischer Prozess, der auf Verschlüsselung und Identifikation basiert, um eine rechtlich bindende Authentifizierung zu gewährleisten.

Keine universelle Lösung für alle Dokumente

Nicht alle elektronischen Signaturen sind rechtlich gleichwertig oder für alle Arten von Dokumenten geeignet. Während einfache elektronische Signaturen oft für alltägliche Transaktionen ausreichend sind, erfordern rechtsverbindliche Verträge, notarielle Dokumente oder wichtige behördliche Dokumente in vielen Fällen eine qualifizierte elektronische Signatur.

Kein vollständiger Ersatz für alle händischen Unterschriften

Obwohl die E-Signatur zunehmend die handschriftliche Unterschrift ersetzt, ist sie nicht in allen Fällen zulässig oder erwünscht. In einigen Bereichen – etwa bei notariell beglaubigten Dokumenten oder bestimmten Erbschafts- und Immobiliengeschäften – kann weiterhin eine handgeschriebene Unterschrift erforderlich sein, selbst wenn E-Signaturen in anderen Bereichen akzeptiert werden.

Kein „Ein-Klick“-Prozess ohne Sicherheitsprüfungen

Die E-Signatur ist nicht einfach ein „Klick auf eine Schaltfläche“, ohne dass Sicherheitsprotokolle und Prüfungen durchlaufen werden. Je nach Art der elektronischen Signatur gibt es verschiedene Sicherheitsstufen, die die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments sicherstellen. Dies kann den Einsatz von Zertifikaten, Verschlüsselung und Authentifizierungsverfahren wie Zwei-Faktor-Authentifizierung umfassen.

Keine alleinige Garantie für die Integrität eines Dokuments

Eine E-Signatur stellt sicher, dass ein Dokument vom richtigen Unterzeichner genehmigt wurde, und bietet oft einen Schutz vor nachträglichen Änderungen. Dennoch garantiert sie nicht von selbst, dass das gesamte Dokument rechtsgültig ist. Die inhaltliche Prüfung des Dokuments auf Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt auch mit E-Signaturen entscheidend. Sie ist also nicht automatisch ein Beweis für die Rechtmäßigkeit des Inhalts.

E-Signaturen gewinnen an Bedeutung

Wie Eingangs schon bemerkt, hat die elektronische Signatur ein beeindruckendes Wachstum verzeichnet. Während die Technologie schon vor der Pandemie existierte, hat die Corona-Krise einen starken Schub in Richtung Digitalisierung ausgelöst. Der plötzliche Wechsel zu Remote-Arbeit und die Notwendigkeit, Geschäftsvorgänge ohne physischen Kontakt durchzuführen, hat viele Unternehmen dazu gebracht, neue Wege für Freigabe- und Unterschriftsprozesse zu finden. Dies führte zu einer deutlichen Zunahme der Nutzung von E-Signaturen.

Doch auch abseits der Pandemie gibt es langfristige Trends, die den Erfolg der E-Signatur befeuern. Diese Vorteile machen die Technologie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen und Privatpersonen.

Kosteneinsparungen

Ein Grund für den Aufstieg der E-Signatur ist die Möglichkeit, Kosten zu sparen. In traditionellen Unterschriftsprozessen entstehen hohe Kosten durch den Verbrauch von Papier, Druckerpatronen, Porto und Lagerung von physischen Dokumenten. E-Signaturen eliminieren viele dieser Kostenpunkte, da der gesamte Prozess digital abläuft.

Unternehmen, die E-Signaturen einsetzen, können nicht nur bei den direkten Materialkosten sparen, sondern auch den Arbeitsaufwand reduzieren, der mit dem Drucken, Versenden und Archivieren von Dokumenten verbunden ist. Dies führt zu erheblichen Einsparungen, insbesondere bei Unternehmen, die täglich große Mengen an Verträgen und Dokumenten verarbeiten.

Schnellere Prozesse

Ein weiterer Vorteil der E-Signatur ist die Beschleunigung von Arbeitsabläufen. In vielen traditionellen Prozessen müssen Dokumente ausgedruckt, unterschrieben, per Post verschickt und auf die Rücksendung gewartet werden. Dies kann Tage oder sogar Wochen dauern, insbesondere bei internationalen Transaktionen.

Mit E-Signaturen können Dokumente innerhalb von Minuten an den Empfänger gesendet, unterzeichnet und sofort zurückgesendet werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, schneller auf Kundenanfragen oder Vertragsverhandlungen zu reagieren, was zu einer besseren Kundenerfahrung und schnelleren Geschäftsabschlüssen führt.

Umweltschutz

Die Umstellung auf E-Signaturen ist auch ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Durch die drastische Reduktion des Papierverbrauchs tragen E-Signaturen dazu bei, wertvolle Ressourcen zu schonen. Dies ist besonders in Zeiten wachsender Umweltbewusstheit und Nachhaltigkeitsbestrebungen ein wichtiger Aspekt.

Da Unternehmen und Regierungen zunehmend darauf bedacht sind, ihre CO2-Bilanz zu reduzieren, wird der Einsatz von E-Signaturen immer attraktiver. Der Verzicht auf Papier, Druckertinte und den Versand von physischen Dokumenten hilft, die ökologischen Auswirkungen zu minimieren und einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein weiterer Vorteil von E-Signaturen ist die erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Jede elektronische Unterschrift wird in einem digitalen System erfasst und dokumentiert. Dies bedeutet, dass der gesamte Prozess – vom Versenden des Dokuments bis zur Unterschrift – überwacht und überprüft werden kann.

Im Gegensatz zur traditionellen Unterschrift auf Papier, bei der es schwieriger sein kann, nachzuverfolgen, wer wann unterschrieben hat, bietet die E-Signatur eine klare und leicht zugängliche Aufzeichnung. Diese Transparenz erleichtert es Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, und bietet eine starke Grundlage im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen.

Breite Einsatzmöglichkeiten von E-Signaturen

Die Vielseitigkeit der E-Signatur macht sie für nahezu alle Branchen attraktiv. Sie wird in einer Vielzahl von Sektoren eingesetzt, darunter:

• Vertrieb: Vertriebsmitarbeiter können Verträge schneller abschließen, indem sie Kunden E-Signatur-Dokumente zusenden, die in Echtzeit unterzeichnet werden.
• Finanzdienstleistungen: Banken und Versicherungen nutzen E-Signaturen, um Kreditanträge, Versicherungsverträge und andere wichtige Dokumente schnell und sicher abzuwickeln.
• Personalwesen: Im Recruiting und Onboarding-Prozess beschleunigen E-Signaturen die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Datenschutzvereinbarungen und anderen rechtlichen Dokumenten.
• Behörden: Öffentliche Verwaltungen verwenden E-Signaturen für Genehmigungen, Anträge und behördliche Verfahren, was den Bürgern den Zugang zu Dienstleistungen erleichtert und den Verwaltungsaufwand reduziert.

Implementierung von E-Signaturen im Unternehmen

Bevor E-Signaturen nun flächendeckend im Unternehmen eingesetzt werden können, ist eine strukturierte Implementierung notwendig, um rechtliche und technische Aspekte zu berücksichtigen.

Überprüfung der Rahmenbedingungen und rechtlichen Aspekte

Bevor Sie mit der Implementierung von E-Signaturen in Ihrem Unternehmen beginnen, überprüfen Sie bitte die rechtlichen Rahmenbedingungen. Nicht jede E-Signatur ist für alle Dokumente und Situationen geeignet, da es unterschiedliche rechtliche Anforderungen gibt, die erfüllt werden müssen. Prüfen Sie also zunächst, welche rechtlichen Anforderungen an die Dokumente gestellt werden, die in Ihrem Unternehmen unterzeichnet werden sollen:

• Die Einfache elektronische Signatur (EES) bietet die geringste Beweiskraft und ist für rechtlich weniger bedeutende Transaktionen geeignet. Sie ist meist nicht ausreichend für Verträge, die einer besonderen Form bedürfen, wie beispielsweise Mietverträge oder Arbeitsverträge.
• Die Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfordert eine eindeutig nachweisbare Identifikation der unterzeichnenden Person und ist daher beweiswürdiger als die einfache E-Signatur. Sie eignet sich für viele geschäftliche Verträge und Vereinbarungen.
• Die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Form der E-Signatur und erfüllt strenge rechtliche Vorgaben. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und für wichtige Verträge wie Arbeitsverträge, notarielle Urkunden und behördliche Dokumente vorgeschrieben.

Auswahl der richtigen E-Signatur-Lösung

Nachdem die rechtlichen Rahmenbedingungen geklärt sind, ist der nächste Schritt die Auswahl einer passenden E-Signatur-Lösung. Hierbei müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Lösung den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Eine benutzerfreundliche E-Signatur-Lösung ist in diesem Zusammenhang entscheidend für die erfolgreiche Implementierung: Mitarbeitende und externe Partner müssen die Technologie einfach bedienen können, ohne aufwendige Schulungen durchlaufen zu müssen. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare Anweisungen sind hierbei essenziell.

Weiterhin ist die Sicherheit von E-Signaturen von zentraler Bedeutung: Achten Sie darauf, dass die Lösung hohe Sicherheitsstandards erfüllt, wie z. B. die Nutzung von Verschlüsselungstechnologien und sicheren Authentifizierungsverfahren. Zudem sollte die Plattform alle relevanten Datenschutzvorschriften, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einhalten.

Die gewählte E-Signatur-Lösung muss auch mit rechtlichen Anforderungen konform sein. Insbesondere in regulierten Branchen wie dem Finanzsektor, Gesundheitswesen oder in der öffentlichen Verwaltung sind spezielle Vorschriften zu beachten.

Integration in bestehende Prozesse und Schulung

Nachdem Sie die passenden E-Signatur-Lösung gewählt haben, gilt es, diese in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren.

Dazu muss die E-Signatur-Lösung zunächst in die vorhandene IT-Infrastruktur eingebunden werden. Dies umfasst die Integration in bestehende Systeme wie beispielsweise Dokumentenmanagement-Software (DMS), Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) oder Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP). Stellen Sie sicher, dass alle Signaturprozesse digitalisiert und reibungslos ablaufen können, ohne zusätzliche administrative Hürden zu schaffen.

Auch wenn E-Signatur-Lösungen in der Regel einfach zu bedienen sind, kann es sinnvoll sein, Schulungen für Ihre Beschäftigten anzubieten. Diese Schulungen sollten nicht nur den Umgang mit der neuen Technologie erklären, sondern auch auf die rechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte der elektronischen Signatur hinweisen. Eine gut informierte Belegschaft kann das Potenzial der E-Signatur voll ausschöpfen und sicherstellen, dass alle Prozesse effizient ablaufen.

Überlegen Sie außerdem, welche Ihrer bestehenden Prozesse sich durch die Einführung von E-Signaturen verbessern lassen. Oft ist die Umstellung auf E-Signaturen der ideale Zeitpunkt, um ineffiziente Abläufe zu optimieren und die digitale Transformation voranzutreiben. Ziehen Sie hier u.U. Automatisierungsmöglichkeiten in Betracht.

Fazit zur E-Signatur: Die Zukunft ist digital

Die klassische handschriftliche Unterschrift verliert zunehmend an Bedeutung und es dürfte klar sein, dass E-Signaturen eine Schlüsselrolle in der digitalen Transformation spielen werden. Die Vorteile der E-Signatur liegen ja auch ganz klar auf der Hand: Von Kostensenkungen über schnellere und effizientere Prozesse bis hin zu einem wichtigen Beitrag zum Umweltschutz.

Um jedoch den größtmöglichen Nutzen aus dieser Technologie zu ziehen, ist eine sorgfältige Planung und Umsetzung erforderlich. Durch die Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen, die Auswahl der richtigen Lösung und eine erfolgreiche Integration in bestehende Prozesse kann Ihr Unternehmen die Effizienz seiner Geschäftsprozesse erheblich steigern und gleichzeitig den digitalen Wandel vorantreiben.

Wenn auch Sie die Vorteile der E-Signatur nutzen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Mit unserer Signaturplattform und unserem Partner Signius bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung, um Ihre Unterschriftsprozesse vollständig zu digitalisieren. Die Zukunft der Unterschrift ist digital – gestalten Sie sie mit uns!